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Saiba como garantir a rastreabilidade na conciliação financeira

Atualizado: Jan 20

Confira dicas de como garantir a rastreabilidade na conciliação e evitar a perda de tempo e dinheiro.

Quando falamos de recebíveis, uma coisa é fato: o cliente quer ter todos os meios possíveis para efetuar o pagamento. Cartão de débito, crédito, cheque ou até por aplicativo no celular. Quanto mais comodidade e segurança, melhor para ele – e, consequentemente, para o seu negócio.


O problema é que o gerenciamento de todos esses processos de pagamento e recebimento de transações para o varejista pode gerar algumas dificuldades. A conciliação bancária aumenta ainda mais quando falamos de uma empresa com muitas filiais, que diariamente registra um grande volume de recebíveis.


Se você também tem essa dificuldade, confira dicas de como garantir a rastreabilidade na conciliação e evitar a perda de tempo e dinheiro.


Passo a passo de como fazer a conciliação bancária


Quando se trabalha com multiplataformas e diversos tipos de recebíveis, é essencial fazer a conciliação diariamente. Confira o passo a passo de como realizá-la de maneira efetiva:


1. Registre as vendas

Absolutamente todas as vendas feitas pelo estabelecimento devem ser registradas. Nelas, é necessário constar a forma de pagamento (débito, crédito à vista ou parcelado, voucher, cheque, dinheiro etc), a data e o valor.


2. Gere o relatório das operadoras

Você trabalha com cartões em seu negócio? Então, busque um relatório com os valores que foram repassados pelas operadoras. Geralmente, ele é disponibilizado via Internet.

Verifique como a operadora está registrando o valor bruto das vendas e as taxas cobradas por operação. Também observe o valor líquido e o código de autorização para identificar se a compra está de acordo com o seu respectivo recebimento.


3. Confira os lançamentos nos extratos

Neste ponto, você inicia a conciliação de valores. Para isso, deve ser observado se:

  • As taxas aplicadas pelas operadoras de cartões são as mesmas do contrato;

  • O prazo de recebimento está dentro do que foi estipulado inicialmente;

  • Os valores que constam no extrato foram creditados de forma adequada;

  • As vendas registradas foram recebidas ou há previsão de pagamentos futuros.

Havendo qualquer divergência em algum destes pontos, é preciso entrar em contato com a operadora de cartão para averiguar o que ocorreu.


4. Corrija-os, se necessário

Sempre corrija registros das vendas que não aconteceram ou valores incorretos lançados.


Quais erros podem ocorrer e o que fazer?


Se mesmo depois da conciliação bancária você perceber que há erros, é hora de analisar cada problema. Afinal, não basta ajustar os valores para que o saldo esteja correto. Confira alguns problemas e as suas soluções:


Lançamentos divergentes

Se houver diferença entre o lançamento do controle e do banco, veja o documento original para analisar de onde surgiu a discordância.


Débitos indevidos pelo banco

Procure a unidade bancária para fazer o estorno. Uma das fontes deste tipo de erro são os débitos automáticos.


Processos não compensados

Os cheques não compensados podem interferir no fluxo de caixa. Por isso, é tão importante considerá-los em sua conciliação. O mesmo vale para transações não processadas.


Taxas e aplicações não previstas

IOF, taxas bancárias e de transações são alguns dos lançamentos que podem não ter uma previsão no controle gerencial da empresa. É bom conferir cada uma delas – principalmente, as tarifas bancárias -, já que é comum ocorrer divergência entre o que é negociado com o banco e o efetivamente debitado.


Depósitos não identificados

Os valores que não forem identificados, também não podem ser conciliados. Por isso, tenha um controle de contas separado para isso. Quando o depósito for reconhecido, relacione o seu crédito com a origem correta.


É fundamental que a empresa tenha total conhecimento sobre tudo o que acontece em seu fluxo de caixa. Sabemos que não é fácil, já que muitas empresas lidam diariamente com um grande número de vendas e formas de pagamento.


Uma opção é a automatização das conciliações de recebíveis.


Muito mais prática e precisa, ela funciona por meio de um sistema integrado ao software de gestão financeira da empresa. Como é automático, qualquer divergência pode ser apontada em tempo recorde, destacando apenas aquelas operações que deverão ser checadas. Isso, sem dúvida, simplifica a rotina de quem faz a conciliação e a resolução de problemas.

Assim, é recomendado que você tenha um parceiro com expertise na gestão de recebíveis diversos e multiplataforma, quando o assunto é conciliação.


Gostou das nossas dicas? Entre em contato com a Trustion para mais informações sobre como usar uma plataforma eficiente e garantir a rastreabilidade na conciliação financeira.




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