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Por que é necessário aumentar a produtividade na conciliação de recebíveis?

Atualizado: Jan 20

Sistemas manuais, mesmo que baseados em planilhas eletrônicas do tipo Excel, ou processos de amostragem, estão fadados ao fracasso. Felizmente a tecnologia pode ajudar qualquer tipo de empresa nesse sentido.

Ter boa gestão financeira é uma tarefa árdua por si só. Vários processos e detalhes devem ser observados diariamente. E a dificuldade aumenta quando a parte de conciliação bancária e cartão é negligenciada.


A sua empresa tem pessoal o suficiente para analisar se a taxa cobrada pela corretora está correta? E se as liquidações ocorrem nas datas pré-estipuladas? Será que todo o valor vendido foi confirmado pela operadora? A quantia cobrada pelo aluguel das maquininhas POS e TEF não apresenta divergências?


Não é difícil que, diante de inúmeras atividades, algumas coisas fujam da vista do varejista. E tudo isso pode resultar em uma perda de produtividade importante para a empresa.


Quais excessos podem atrapalhar a conciliação financeira?


Grande parte do tempo do setor financeiro é consumido em tarefas de conferência, como a conciliação bancária. Por exemplo, se uma loja faz 2 mil transações por mês e não possui uma solução de conciliação das vendas automática, o time financeiro terá que buscar cada uma dessas operações manualmente.


Isso significa que poderá ocorrer perda de tempo com tarefas cansativas e desgastantes para conciliar as vendas corretamente.


Hoje em dia, com o uso massivo de cartões de crédito ou débito, é fundamental que todas as vendas sejam conciliadas. Afinal, é preciso evitar que sua empresa seja vítima de possíveis fraudes em operações ou cobranças duplicadas.


Os processos dos recebíveis de cartões são complexos. Envolvem a captura, autorização, provisionamento e liquidação financeira. Sem falar que entram nesta equação também as adquirentes, bandeiras, emissores e bancos. Ou seja, um ecossistema bastante complexo.


Sendo assim, não há como fechar os olhos para a conciliação bancária como uma parte fundamental da gestão financeira.


Que atitudes podem estar prejudicando a sua empresa?


A gestão de recebíveis é um dos grandes pilares do departamento financeiro de qualquer empreendimento, independente do seu porte. Por isso, alguns pontos devem ser evitados para que o seu negócio não seja prejudicado.


O primeiro deles é a falta de controle sobre a operação.


Quando sua empresa opera com diferentes formas de recebimento, é normal que algumas perguntas sejam feitas. Afinal, os clientes pagaram? Quanto há a receber? Todos os valores entraram na conta?

Enfim, menosprezar o controle das suas contas pode pôr muito em risco – principalmente, a saúde financeira do seu negócio.


Outro ponto importante é a incapacidade de planejamento. No dia a dia, ele inclui uma série de atitudes que devem ser tomadas de acordo com a situação. Por exemplo, o que fazer quando um cliente atrasa o pagamento.


Da mesma maneira, deve ficar claro em quais períodos do mês serão feitas as conferências e os acompanhamentos necessários para uma gestão de recebíveis, bem como quais serão os responsáveis por essa tarefa.


Sistemas manuais, mesmo que baseados em planilhas eletrônicas do tipo Excel, ou processos de amostragem, estão fadados ao fracasso. Além do custo, o volume elevado de informações pode causar desgaste à equipe no desempenho da conferência diária.


Sem falar ainda que a visualização sobre o fluxo de recebimentos futuros permite adequar e atender à necessidades pontuais de caixa. Com informações confiáveis em mãos, a tomada de decisão é mais assertiva. E isso pode fazer toda a diferença para o administrador.


Soluções para a conciliação de recebíveis


Embora já tenhamos falado muito sobre os problemas decorrentes da falta de conciliação financeira, é importante também mencionar as soluções. A boa notícia é que a tecnologia pode ajudar qualquer tipo de empresa nesse sentido.


Com a ferramenta adequada, é possível melhorar a performance na conciliação.


É fundamental que o varejista tenha a consciência de que o controle das vendas por cartão não significa apenas uma melhor gestão da operação. Mas também, um super ganho de produtividade, que irá resultar em impactos financeiros positivos para o negócio.




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