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Como deixar de perder tempo e aumentar a produtividade da sua empresa na conciliação

Atualizado: Jan 20

Veja dicas de como aumentar a produtividade na conciliação de cartões, numerário, vouchers e outros recebíveis

Consultar diferentes portais de adquirentes, transportadoras de valores e bancos. Ter várias planilhas que, embora necessárias, não são totalmente confiáveis. Gastar tempo e esforços sobrecarregando a equipe e aumentando o custo operacional. Todas essas dificuldades são comuns na conciliação financeira.


E os problemas não param por aí! Sem dúvidas, isso exige uma maior atenção por parte da empresa, que precisa fazer com que a produtividade aumente.


Se este é seu caso, confira algumas dicas para melhorar a conciliação de recebíveis. Boa leitura!


Como fazer conciliação bancária, sem perder tempo?


O primeiro ponto é o fechamento de caixa, que deve ser executado diariamente em todas as empresas. Conferir o que entrou e saiu é primordial para um controle de contas correto. Inclusive, isso também contribui para evitar as fraudes em qualquer etapa da movimentação financeira do negócio.


Neste caso, o processo básico de fechamento de caixa consiste em conferir se o valor total da venda no PDV consta na gaveta da operadora.

Porém, a complexidade aparece quando oferecemos diferentes formas de pagamento, tais como dinheiro, cartões, vouchers e cheques. Sem falar nas operações que ocorrem durante o expediente, como é o caso de sangrias (retiradas de dinheiro) ou recebimento de clientes.

O segundo ponto é fazer um relatório de vendas no PDV e checar se o valor total vendido, por finalizadora ou forma de pagamento, confere com o físico apresentado no caixa.


Quando constatada alguma divergência, é possível investigar no momento e tirar a dúvida quanto à diferença de valores.


Controle de cartões deve ser redobrado


É praticamente impossível encontrar um estabelecimento do varejo que não ofereça a forma de pagamento através de cartões. Para ter uma ideia, somente em 2018 o total de gastos pagos com cartões (crédito, débito ou pré-pago) ultrapassou a marca de R$ 1,5 trilhão.


No entanto, o recebimento de cartões, dentro do processo da conciliação financeira, pode ser complexo e cheio de armadilhas.


A primeira delas está ligada com uma questão temporal. Uma vez que o valor da transação não é repassado no momento da venda, isso causa um problema no fechamento de caixa.


A segundo é o fato de que o valor recebido não é integral, já que existem alguns descontos cobrados pelas operadoras devido aos serviços prestados.


Fique atento aos processos do fechamento de caixa


  1. Delegue responsabilidades ao operador de caixa Boa parte das empresas delega ao operador de caixa a responsabilidade das divergências existentes no PDV. Deixe claro a ele(a) esta tarefa e, se necessário, estabeleça regras no caso de faltar alguma quantia. Há empresas, por exemplo, que descontam do colaborador quando a diferença passa de um determinado limite.

  2. Faça a conferência do caixa duas vezes A gente sabe que, na correria do dia a dia, nem sempre dá tempo. No entanto, é importante conferir mais de uma vez o valor de entrada no caixa. Até porque distrações acontecem a todo momento, e a segunda conferência fará você ter certeza.

  3. Registre todas as entradas e saídas Faça o registro de todas as operações, como as entradas (fundo de troco, suprimento) e as saídas de dinheiro ou cheques (sangrias). Além disso, guarde todos os comprovantes para conferência após o fechamento do caixa.

  4. Separe documentos por tipo de pagamento Uma boa prática para aumentar a produtividade da sua empresa em relação às contas a receber é separar os documentos segundo as formas de pagamento. Entre eles, podemos listar: cartão de crédito e/ou débito, vouchers, cheques à vista e/ou pré-datados etc.

  5. Realize o fechamento no melhor horário Lembre-se: é importante que todos os operadores possam se concentrar nessa tarefa, sem que clientes ou outros colaboradores interfiram a cada momento.

  6. Conte com um sistema de gestão O ideal é já utilizar um sistema de gestão que traga as informações separadas, facilitando a verificação e conferência dos dados. Com a solução da Trustion, além da acuracidade das informações, integrações necessárias com PDVs e ERPs acontecem para simplificar a rastreabilidade da conciliação em todas as modalidades de recebíveis.


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